Dalam kehidupan sehari hari kita tidak akan pernah lepas yang namanya bukti transaksi, karena hampir tiap hari kita melakukan transaksi entah itu secara tunai maupun non tunai. Seperti contoh kita berbelanja di swalayan indomaret atau alfamart pasti akan dikasih bukti transaksi berupa struk belanjaan.
Bukti transaksi struk tersebut sebagai dokumen rincian yang menjelaskan bahwa kita telah berbelanja dengan rincian yang ada pada struk tersebut. Maka dari itu jika anda berbelanja mintalah bukti transaksinya sebagai pegangan anda. Bukti transaksi memiliki banyak manfaat apalagi bukti transaksi pembelian barang yang memiliki masa garansi.
Dengan adanya bukti transaksi berupa nota atau invoice pembelian maka anda memiliki dokumen yang legal atas barang yang anda beli. Jika suatu saat terjadi problem sama barang – barang yang kita beli dan memiliki kesepakatan garansi maka bisa dijadikan bukti claim garansi produk.
Baca Juga : Surat Perjanjian Jual Beli Rumah dan Contohnya
Apa Pengertian Bukti Transaksi Keuangan?
Pengertian Bukti Transaksi adalah sebuah dokumen tanda bukti dokumen yang diberikan kepada orang lain yang berisikan data rincian mengenai sebuah transaksi entah itu transaksi penjualan, pembelian atau transaksi lainnya yang melibatkan kedua belah pihak. Dengan adanya bukti transaksi tersebut kegiatan serah terima barang atau jasa dapat dipertanggungjawabkan kepada kedua belah pihak jika suatu saat terjadi sesuatu yang memerlukan adanya bukti transaksi.
Apa saja manfaat bukti transaksi?
Manfaat dari bukti transaksi adalah sebagai bukti bahwa kita telah melakukan transaksi sesaui dengan apa yang tertulis didalam dokumen bukti transaksi yang sah. Didalam bukti transaksi harus dicantumkan tanggal transaksi, rincian barang atau jasa, jumlah atau nilai barang atau jasa untuk menerangkan bahwa transaksi tersebut sah.
Manfaat lain yaitu sebagai bukti laporan kepada pihak perusahaan atau instansi terkait bahwa adanya sebuah transaksi yang sudah terjadi, sedangkan untuk bagian adaministrasi keuangan bukti transaksi sangat penting karena digunakan sebagai arsip dan bukti untuk mengeluarkan uang atau kegiatan administrasi.
Baca Juga : Membuat Kwitansi Rental Mobil dari Logo, Stempel dan Contoh-Nya
Contoh Bukti Transaksi Keuangan.
Dalam dunia pencatatan administrasi keuangan bukti transaksi ada banyak macamnya sesuai dengan kegiatannya. Disetiap kegiatan administrasi pasti selalu menggunakan bukti transaki sebagai dokumen pendukung pencatatan kegiatan yang sedang terjadi. Dengan adanya bukti transaksi kegiatan administrasi perusahaan akan dapat terkontrol dari bawah sampai keatas, karena setiap bukti transaksi harus melibatkan validasi disetiap kepala bagian.
Dengan adanya validasi berupa tanda tangan pihak terkait membuat bukti transaki tersebut semakin valid. Setiap bagian yang terkait dengan kegiatan proses administrasi harus memiliki bukti fisik berupa laporan transaksi yang sedang terjadi supaya tidak terjadi sesuatu yang tidak diinginkan.
A. Contoh Bukti Transaksi Bank dan Kas
Perusahaan yang melakukan pembukuan yang detail pasti memiliki bukti transaksi yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan. Ketika perusahaan akan mengeluarkan uang harus dicatat dalam sistem pembukuan perusahaan. Hal ini dilakukan supaya transaksi keuangan perusahaan dapat dokontrol sehingga keluar masuknya uang dapat diketahui.
Bagian yang harus ada dalam Bukti transaksi Bank dan Kas :
Bagian Head atau Kop Bukti :
- Logo perusahaan dan alamat perusahaan
- No Bukti Transaksi/No. Form
- Tanggal Pembuatan
- Keterangan / Catatan / Memo
- Kurs mata uang ( kalau ada transaksi lintas negara )
- Rate
- Jumlah uang. ( Dalam angkas
- Terbilang jumlah uang
- No Cek atau Billyet Giro
Bagian Isi atau detail Transaksi :
- No akun.
- Keterangan transaksi digunakan untuk apa
- Jumlah
- Departemen
Bagian Footer atau Bawah yang bertanda tangan :
- Pembuat transaksi
- Persetujuan Transaksi
- Bagian Pencairan
- Penerima Transaksi
Berikut Bukti yang berhubungan dengan transaksi uang keluar dan uang masuk didalam laporan keuangan perusahaan.
Baca Juga : Cara Mengisi Kwitansi Beserta Contoh Kwitansi Pembelian
1. Bukti Bank Keluar
Bukti transaksi bank keluar adalah sebuah pencatatan transaksi keluar perusahaan yang berhubungan dengan pengeluaran umum seperti pembayaran biaya administrasi dan umum. Pencatatan biaya yang tidak ada hubungannya dengan aktivitas pembelian barang persediaan perusahaan.
Contoh Bukti Bank Keluar :
2. Bukti Kas Keluar
Bukti transaksi kas keluar adalah bukti transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran kas perusahaan seperti pembelian atk, bayar biaya expedisi, biaya BBM, pembelian perlengkapan perusahaan yang nilainya relatif kecil. Sehingga dalam transaksi kas keluar harus dibuatkan pencatatan tersendiri supaya setiap keluar masuknya kas dapat diketahui penggunaannya.
Baca Juga : Cara Mengisi Kwitansi Yang Benar
3. Bukti Bank Masuk
Bukti transaksi bank masuk adalah bukti transaksi uang masuk yang tidak ada hubungannya dengan aktivitas penjualan atau penerimaan piutang. Uang masuk yang bukan dari penjualan ini harus dicatat terpisah didalam pembukuan perusahaan supaya terpisah dengan aktivitas penjualan. Uang masuk yang bukan dari penjualan contonya pendapatan lain – lain bunga bank atau penjualan aktiva tetap dll.
4. Bukti Kas Masuk.
Bukti kas masuk merupakan sebuah bukti yang dibuat dari bagian kasir yang memegang kas kecil perusahaan. Pada saat bagian kasir menerima uang dari bagian keuangan maka harus dicatat dan dibuatkan bukti penerimaan kas. Dengan adanya bukti transaksi tersebut maka dapat dipertanggung jawabkan rincian uang masuknya.
Baca Juga : Cara Membuat Surat Pernyataan dan Kwitansi Jual Beli Tanah
5. Bukti Rekening Koran.
Rekening koran merupakan bukti transaksi keuangan yang dikeluarkan oleh bank pada periode satu bulan. Didalam rekening koran tercatat uang keluar dan uang masuk dari aktivitas perusahaan. Biasanya bagian keuangan setelah menerima rekening koran akan melakukan rekonsiliasi supaya catatan bank sama dengan perushaan.
Contoh Rekening Koran :
6. Bukti Transfer Bank.
Bukti transfer bank merupakan sebuah bukti yang dikeluarkan oleh bank yang berhubungan dengan debet transaksi perusahaan. Dengan adanya bukti tersebut bank akan melakukan proses transfer atau pemindahan dana ke rekening lain. Sebagai bukti yang valid maka bank menerbitk slip setoran atau slip pembayaran.
Baca Juga : Contoh Kwitansi Pembelian Mobil dan Formatnya
7. Bukti Setoran Bank.
Bukti setoran bank adalah sebuah bukti yang menunjukkan bahwa ada tindakan setoran uang tunai atau cek /BG entah itu dari customer atau pelanggan untuk dikreditkan ke rekening perusahaan. Kita akan menerima lembar copy yang bisa kita jadikan arsip bahwa bank sudah mengkreditkan sejumlah dana ke rekening.
Simpanlah baik baik bukti setoran bank ini sebagai arsip perusahaan dan sebagai rekonsiliasi apabila terjadi ketidaksesuaian pencatatan transaksi antara bank dan perusahaan. Dengan adanya bukti setoran tersebut maka memudahkan kita untuk mencari transaksi yang benar.
8. Bukti Cek / Giro
Cek adalah sebuah surat berharga yang dikeluarkan oleh bank untuk nasabahnya dengan diregistrasi oleh bank terlebih dahulu. Cek berfungsi sebagai alat pembayaran non tunai kepada pihak penerima yang kemudian bisa dicairkan ke rekening bank penerima. Dengan adanya penerbitan cek perusahaan tidak perlu mengambil uang tunai untuk pembayaran hanya cukup menulis nominal yang diinginkan didalam cek.
Dengan adanya keamanan transaksi lebih terjamin dibandingkan menggunakan uang tunai karena apabila terjadi kehilangan cek kita bisa lapor bank terkait untuk memblockirnya. Beda kalau kita transaksi uang tunai dengan jumlah yang besar akan sangat rawan sekali membawa uang dalam jumlah banyak.
Baca Juga : Contoh Kwitansi Pembelian Mobil Bekas
Cek memiliki dua bagian diantaranya :
- Pada bagian kiri buku cek merupakan sebagian bukti arsip pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut.
- Sedangkan pada bagian sebelah kanan terdapat nama dari pihak yang menerima cek tersebut.
Contoh Cek.
Billyet Giro adalah sebuah surat perintah untuk memindah bukukan uang sejumlah uang dari rekening nasabah atau perusahaan kepada rekening penerima yang namanya tercantum dalam giro tersebut, baik pada bank yang sama maupun berbeda bank.
Giro tidak bisa dicairkan sembarangan tergantung karena ada tanggal minimal yang dicairkan sehingga apabila nasabah atau penerima ingin mencairkan harus menunggu tanggal jatuh temponya. Billiyet giro juga tidak bisa dicairkan dalam bentuk uang tunai berbeda dengan cek, untuk mencairkan harus dipindahkan atau dikreditkan ke rekening nasabah terlebih dahulu.
Contoh Biliyet Giro :
Baca Juga : Cara Membuat Kwitansi dengan Microsoft Word [TERMUDAH]
9. Bukti Buku Bank.
Bukti buku bank merupakan dokumen yang diterbitkan oleh bank sebagai catatan mutasi transaksi nasabah tersebut. Dengan adanya buku bank atau buku tabungan maka kita bisa mengecek setiap keluar masuk uang yang telah kita lakukan akan dibukukan.
B. Contoh Bukti Transaksi Pembelian.
Dalam proses pengadaan barang tentunya sebelum pemesanan adanya alur yang harus dilakukan di sistem administrasi keuangan perusahaan. Harus ada bagian – bagian terkait yang memiliki wewenang untuk mengadakan barang entah itu barang persediaan atau barang bahan baku produksi. Supaya barang yang dipesan nantinya sesuai dengan harapan maka ada tahapan proses administrasi yang benar.
Berikut proses administrasi dalam proses pengadaan barang :
1. Bukti Permintaan Barang
Bukti transaksi Permintaan barang dibuat oleh bagian produksi atau bagian gudang. Tujuan dari pembuatan permintaan barang karena persediaan atas barang tersebut sudah saatnya pesen ulang. Surat permintaan barang ditujukan kepada bagian pembelian untuk diteruskan kepada supplier untuk pesan barang.
2. Bukti Order Pembelian ( Phurchase Order )
Setelah bagian pembelian barang menerima surat permintaan barang maka proses selanjutnya order pembelian kepada supplier. Dalam proses order ini akan terjadi negoisasi barang yang akan dipesan dan jika harga sudah disetujui kedua belah pihak, maka supplier akan menerbitkan Performa invoice. Ketika perusahaan sudah menerima performa invoice maka perusahaan akan melakukan pembayaran entah itu pembayaran lunas atau di dibayar dimuka terlebih dahulu.
Baca Juga : CARA MANUAL MENCETAK KWITANSI DI PC DENGAN FORMAT EXCEL
3. Bukti Penerimaan Barang (Received Inventory).
Bukti penerimaan barang adalah transaksi pembelian barang yang sudah diterima oleh pembeli. Dari bagian administrasi gudang akan membuatkan bukti transaki penerimaan barang yang dipesan dengan dilapirkan faktur pembelian barang. Sebelum membuat laporan penerimaan barang biasanya bagian admin gudang akan mencocokkan jumlah barang yang dipesan dengan barang yang diterima. Jika dalam pencocokan terjadi selisih yaitu barang yang diterima jumlahnya lebih kecil atau lebih besar atau barang tidak sesuai dengan pesanan, maka akan dibuatkan laporan dan diserahkan kepada bagian pembelian.
Baca Juga : Contoh Surat Jalan Lengkap ( Barang, Kendaraan,dll)
4. Bukti Faktur Pembelian (Phurchase Invoice).
Faktur pembelian merupakan bukti yang kita dapatkan saat melakukan pembelian barang atau jasa. Setiap perusahaan yang melakukan pembelian entah itu bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi tentunya akan diberikan faktur pembelian. Disamping faktur pembelian biasanya akan disertakan surat jalan barang yang dibeli. Untuk memproses faktur pembelian biasanya bagian adaministrasi atau keuangan akan menerima surat penerimaan barang terlebih dahulu. Barulah bagian keuangan akan membukukan sesuai dengan barang yang diterima.
5. Bukti Retur Pembelian ( Phurchase Return).
Retur pembelian terjadi jika barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan atau spesifikasi barang yang datang tidak sesuai. Jika terjadi ketidak sesuaian maka pembeli atau kita yang melakukan pembelian bisa melakukan retur barang namun dengan syarat ada perjanjian sebelumnya. Tidak semua barang yang kita beli pasti selalu sesuai dengan apa yang kita inginkan, Maka dari itu saat penerimaan barang harus bener – bener dicek dan dipastikan barang sesuai dengan pesanan.
6. Bukti Pembayaran Pembelian ( Phurchase Payment).
Setiap pembelian barang dan barang yang dipesan sudah sesuai maka hal yang dilakukan adalah membayar barang yang dibeli. Setiap perusahaan memiliki tata cara dan syarat yang berbeda, ada yang harus DP ( Down Payment ) terlebih dahulu ada yang harus lunas baru barang dikirim. Semua itu tergantung perjanjian yang dilakukan leh kedua belah pihak. Untuk membukukan pembayaran pembelian barang maka pihak perusahaan harus mencatat dan membuat bukti pembayaran pembelian. Hal ini dilakukan untuk membuat legalitas transaksi keuangan perusahaan bahwa uang yang keluar benar dibuat untuk membayar pembelian barang.
